Dags att se över samtliga outsourcingarrangemang – ett år kvar av övergångsperioden

hugoOutsourcing

Enligt EBA:s riktlinjer om outsourcing måste samtliga av de outsourcingarrangemang som företag ingått med leverantörer innan den 30 september 2019 vara uppdaterade i enlighet med de nya riktlinjerna senast den 31 december 2021. FCG har i implementeringsprojekt noterat att flera aktörer i första hand fokuserat på uppdatering av interna regler och anpassning av sitt arbetssätt och sina processer för hantering av outsourcing sedan regelverket trädde ikraft, för att nu under 2021 fokusera på att genomföra en översyn av äldre outsourcingarrangemang.

Den bilden bekräftades under ett webinar som FCG höll i slutet på november där 75% av deltagarna uppgav att de inte hade kommit igång med arbetet att granska och uppdatera de befintliga outsourcingarrangemangen. FCG har tidigare uppmärksammat att detta är viktigt att ta itu med i tid då det bedöms vara ett tidskrävande arbete. Nu när det är ett år kvar är det därför hög tid att uppdatera avtal samt dokumentation tillhörande samtliga befintliga outsourcingarrangemang, alternativt sätta en arbetsplan för hur och när det ska göras.

Vad är det då som ska göras?

Först och främst behöver företagen identifiera alla avtal som finns i verksamheten, för att sedan avgöra om arrangemanget är att betrakta som outsourcing eller ej samt om det anses vara av kritisk eller viktig betydelse. Under FCG:s webinarium framkom vid fråga till åhörarna att just detta bedöms vara en av de svåraste delarna med implementeringsarbetet. Därefter behöver företaget bland annat upprätta en affärsmässig analys, utreda eventuella intressekonflikter, upprätta rutiner för kontinuitet och exit-strategi samt genomföra en riskbedömning, både för varje outsourcingarrangemang för sig, samt för bolagets totala exponering mot tredjepartsrisk. Just riskbedömningen bedöms även vara utmanande att utföra då riktlinjerna är detaljerade och ställer långtgående krav på bedömningen av vilka risker som är förenade med den outsourcade verksamheten och hur detta påverkar riskerna inom företaget som helhet.

Avtalen behöver även dem ses över för att säkerställa att dessa innehåller samtliga av de nya krav på hanteringen av outsourcingarrangemang som riktlinjerna ställer. Användning av checklistor och mallar för framför allt uppdateringen av avtal kan underlätta och effektivisera arbetet.

Kraven är som sagt omfattande och även de aktörer som tidigare arbetat aktivt med processer och rutiner avseende outsourcing har behövt utöka arbetet för att kunna leva upp till de nya reglerna. Det blir framöver viktigt att hitta processer och rutiner som är anpassade till verksamheten och de outsourcingrisker som den är förknippad med, samt att fokusera på det huvudsakliga syftet med riktlinjerna vilket är att säkerställa en ändamålsenlig hantering av de tredjepartsrisker som outsourcing av verksamhet innebär.